Logiciel de caisse en restauration :
ce que dit la loi.

Ce que la loi exige de votre caisse

Si vous vendez à des clients particuliers et que vous enregistrez leurs règlements avec un logiciel ou un système de caisse, la loi impose que ce logiciel remplisse quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données (CGI, art. 286, I, 3° bis). Et vous devez pouvoir le prouver, en présentant soit un certificat délivré par un organisme accrédité, soit une attestation individuelle de l'éditeur. Un seul des deux suffit.

Le texte ne cite aucune marque de caisse, ni aucune certification par son nom. Ce qui compte, c'est le document que vous détenez pour votre logiciel, dans la version que vous utilisez.

Quels restaurateurs sont concernés ?

Qui est soumis à l'obligation

• Les assujettis à la TVA qui réalisent des ventes ou des prestations ne donnant pas lieu à facture, quel que soit leur secteur, dès lors qu'ils utilisent un logiciel ou un système de caisse. Un restaurant qui sert des particuliers est donc concerné.
• Les clientèles mixtes : le restaurateur qui sert à la fois des clients professionnels et des particuliers l'est aussi. Seuls les assujettis dont tout le chiffre d'affaires est réalisé avec des professionnels sont exclus (BOFiP, § 10).
• Les logiciels multi-fonctions : un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d'une fonctionnalité de caisse, qui mémorise et enregistre les paiements reçus en dehors de la comptabilité. Un logiciel qui enregistre un paiement puis propose l'écriture comptable en brouillon, modifiable avant son intégration, est lui aussi soumis à l'obligation (§ 30).

Qui n'est pas soumis à l'obligation

• L'assujetti qui suit ses encaissements uniquement avec un facturier, un journal de caisse papier, ou un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte) utilisé seulement pour rédiger des factures, sans mémoriser les données (§ 1).

Certificat ou attestation : le document à détenir

Le respect des quatre conditions se justifie par l'un ou l'autre de ces documents. C'est un mode de preuve alternatif : un seul suffit (BOFiP, § 270).

Source : BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-10-30, § 270 à 390

Ce que dit la doctrine sur ces documents

• C'est l'éditeur, pas vous, qui fait établir le certificat ou qui produit l'attestation. Si vous utilisez un logiciel en ligne téléchargé librement, c'est à vous de vous faire remettre l'attestation ou une copie du certificat (§ 290).
• Une mention dans les conditions générales de vente ne vaut pas attestation. L'attestation doit être individuelle, délivrée nominativement à l'assujetti (§ 370).
• Un document par logiciel ou système de caisse. Si les caisses de tous les points de vente d'une même société sont strictement identiques, un seul document peut suffire (§ 280).
• Une nouvelle version majeure appelle une nouvelle attestation. L'attestation reste valable pour les versions mineures ultérieures si elle identifie clairement la racine de la dernière version majeure et si l'éditeur s'engage à ne l'utiliser que pour des versions mineures (§ 380).

Contrôle inopiné et amende : ce que risque un restaurateur

Comment se déroule le contrôle

• Une intervention sans prévenir : des agents de l'administration fiscale, au moins du grade de contrôleur, peuvent se présenter dans vos locaux professionnels, entre 8 heures et 20 heures ou pendant vos heures d'activité, hors parties affectées à votre domicile privé. Ils vérifient que vous détenez le justificatif de chacun de vos logiciels ou systèmes de caisse (LPF, art. L. 80 O). Cette intervention ne relève pas des procédures de contrôle de l'impôt prévues aux articles L. 10 à L. 54 A du même livre.
• Un procès-verbal : les agents remettent un avis d'intervention, puis dressent un procès-verbal. S'ils constatent un manquement, vous disposez de 30 jours pour présenter vos observations et fournir le justificatif : si vous le produisez dans ce délai, l'amende n'est pas appliquée. Si vous refusez l'intervention, ils la dressent et appliquent l'amende.

Ce qu'il faut savoir en plus

• Depuis le 27 juin 2026 : les agents peuvent aussi se faire présenter vos terminaux ou systèmes de paiement électronique, reliés ou non à la caisse, et relever leurs références ainsi que l'identifiant des comptes bancaires sur lesquels les fonds sont versés (loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, art. 87). Le refus de présenter ces terminaux entraîne l'amende prévue à l'article 1770 quaterdecies du CGI.
• Certificat et attestation : l'article L. 80 O, qui encadre le contrôle, mentionne le certificat. L'article 1770 duodecies et la doctrine administrative admettent aussi l'attestation individuelle. Si votre éditeur peut vous fournir les deux, conservez-les ensemble.
• Faux document : présenter un faux certificat ou une fausse attestation en connaissance de cause est un délit : trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (code pénal, art. 441-1 ; BOFiP, § 400).

Ce que votre caisse doit enregistrer et conserver

La conformité ne se limite pas à un document : elle suppose un fonctionnement précis du logiciel. D'après le BOFiP :

• Trois clôtures obligatoires. Le logiciel doit prévoir une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice si celui-ci ne coïncide pas avec l'année civile). Ces trois échéances sont cumulatives et impératives (§ 170).
• Toutes les données, pendant six ans. Il faut conserver toutes les données enregistrées ligne par ligne, et pas seulement le Z de caisse, pendant le délai de six ans prévu à l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (§ 155 et 180).
• Un archivage régulier. Les données sont archivées selon une périodicité au maximum annuelle. Les archives doivent rester lisibles par l'administration, y compris si vous avez changé de logiciel : format ouvert et notice explicative en français (§ 220 et 230). Une sauvegarde n'est pas un archivage (§ 220).

Une caisse conforme ne suffit pas : encore faut-il le bon taux de TVA

Le certificat ou l'attestation prouve que les données sont inaltérables, conservées et archivées. Il ne dit rien du paramétrage de votre caisse. Une caisse peut être parfaitement conforme et appliquer un mauvais taux sur la vente à emporter, la livraison ou les boissons alcooliques. Les taux dépendent de la nature de la vente : consultez notre guide de la TVA en restauration.

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Ce qui change à partir de 2027

Le code des impositions sur les biens et services

Au 1er janvier 2027, l'obligation du 3° bis du I de l'article 286 du CGI est reprise dans le code des impositions sur les biens et services, à l'article L. 216-40 (ordonnance n° 2026-671 du 27 juillet 2026). Le nouvel article maintient les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage, et renvoie à un décret pour préciser les caractéristiques des logiciels et systèmes de caisse. Les caractéristiques exactes attendues des logiciels seront donc fixées par ce décret.

L'e-reporting

La transmission à l'administration des données de vos ventes aux particuliers s'appliquera aux PME et aux TPE à compter du 1er septembre 2027, par l'intermédiaire d'une plateforme agréée (calendrier de la DGFiP). C'est une obligation distincte de celle de la caisse sécurisée, mais votre logiciel de caisse peut y jouer un rôle. Voir notre article dédié à l'e-reporting du restaurateur.